事務作業は“外注”する時代へ。業務効率化の新常識

「業務効率化」や「コスト削減」という言葉が注目を集める一方で、その具体的なアクションに踏み出せない小規模法人や個人事業主も多く存在します。とくに、日々発生する事務作業は、業務の中心とは言いがたいにもかかわらず、想像以上に時間と人件費を奪っています。本記事では、そんな“見えないコスト”に着目し、オンライン事務代行という解決策を通じて、業務効率化の第一歩を踏み出す方法をご紹介します。

---

あなたの会社に潜む“見えないコスト”とは？

経営を続ける中で、「いつも忙しいのに売上が思うように伸びない」と感じることはありませんか？
その背景には、目に見えないコストが潜んでいる可能性があります。とくに、事務作業にかかるコストは軽視されがちですが、実際には大きな影響を及ぼしているのです。

毎日の「ちょっとした作業」が利益を圧迫

書類の整理、請求書の作成、スケジュール調整、メール対応…。
こうした細かな事務作業は、日々の中で当たり前にこなしているかもしれません。
しかし、その“当たり前”が積み重なると、目に見えない負担になっています。

たとえば社員に1日30分程度の事務作業を任せているとします。
月20日で10時間。仮にその社員の時給が1,500円だとしても、単純に月15,000円の給与コストです。
これが2人、3人と増えれば、年間数十万円の支出になります。

しかし、実際の負担はそれだけではありません。
社員を雇用する場合、給与の他に社会保険料、福利厚生費、教育・管理コストが上乗せされるため、
実際の人件費は給与の1.3〜1.5倍程度に膨らむといわれています＊1。
また、社員に事務作業を任せれば、その分本来担うべきコア業務の時間が削られることになります。

事務作業にかかる「見えない経費」はどこに潜む？

さらに見落とされがちなのが、「人的コスト」以外の負担です。たとえば：

・社員が誤って処理ミスをした際の再対応コスト
・属人化による退職・欠勤時の業務停止リスク
・教育・引き継ぎの工数
・雑務の増加による社員のストレスやモチベーション低下

これらはすべて、目には見えにくいながらも経営にダメージを与える「隠れコスト」です。
効率的に外注することができれば、結果的にコスト削減だけでなく経営の安定性向上にもつながります。

---

「業務効率化＝高額なIT投資」だと思っていませんか？

業務効率化と言えば、「高価なシステム導入」「最新のITツールを一括導入」というイメージを持たれがちです。
しかし、特に小規模組織では、そうした投資がかえって負担になる可能性もあります。
ここでは、なぜ「システム導入＝唯一の解決策」ではないのかを解説しつつ、
コスト観点から見た最適解を提案します。

高コストな改善策に踏み切れない理由

システム導入には、初期費用・月額利用料・教育コスト・運用保守など、複数のコストが発生します。
導入したが成果を感じられないまま“使いこなせないまま”になっている企業も少なくありません。

また、ツール導入には社内のITリテラシーも関係し、
「使い慣れるまでに時間がかかる」という落とし穴もあります。

小規模法人・個人事業主に最適な方法とは

こうした背景から、比較的低コスト・即スタート可能な「オンライン事務代行（オンライン秘書）」が注目されています。

・必要なときに、必要な時間だけ使える
・教育や設備投資が不要
・繁忙期やスポット業務にも柔軟に対応できる

最初から大きな投資をするよりも、手軽に始められる分、無理なく“業務改善”がスタートできます。

---

オンライン秘書・事務代行という選択肢

事務作業を自社で抱え続けると、給料だけでなく間接コストが膨らみます。
だからこそ、オンライン秘書／事務代行という選択肢が、小規模会社や個人事業主にとって合理的な選択となるのです。

事務作業を“外注”するメリットとは？

・固定費を変動費化できる
・採用・教育コストの回避
・設備・備品コストの削減
・専門性・品質の担保
・属人化リスクの回避
・業務量に応じて柔軟に依頼できる

業務の選別でコスト削減が加速する

「何でもかんでも外注する」のではなく、選別がポイントです。

・定型業務 → 外注しやすい（請求書、メール、入力など）
・判断・戦略業務 → 自社で対応すべき
・機密性の高い業務 → 慎重に信頼できる相手に依頼を

---

まずは「外注してもいい仕事」を見極める

すべての業務を外注する必要はありません。
まずは外注しやすい業務からスタートし、成功体験を積み重ねることが大切です。

オンライン事務代行に任せやすい業務例

・データ入力・集計業務
・メール返信（定型文）
・スケジュール管理
・請求書・見積書作成
・簡易な調査・情報収集
・勤怠集計や入力補助

業務委託で失敗しないためのポイント

・業務仕様・マニュアルを明確に
・小さな業務から試す
・定期的なレビューを設ける
・信頼性の高い業者を選ぶ
・納期・品質などの評価指標を設定する

---

まとめ：業務効率化の第一歩は「気づくこと」から

経営を圧迫する“見えないコスト”は、表に出にくい分だけ深刻です。
事務作業の外注は、コスト削減だけでなく、経営資源の再分配を促進し、
本来集中すべき業務へ注力できる体制を作る一手となります。

最初の一歩は「気づくこと」。
日々の業務の中にあるムダを見極め、必要な部分から外注を試す。
その積み重ねが、あなたの会社の未来を変える業務効率化の第一歩になります。

---

参考リンク

＊1：中小企業庁「中小企業白書 2023年版」
＊2：OKWAVE総研「調べものに関する調査」