成果が変わる！業務委託の伝え方5つの鉄則

オンライン秘書や事務代行の導入は、中小規模の事業者にとって業務効率化の大きな一手です。しかし、多くの経営者が見落としがちなのが「どう依頼するか」という指示の仕方です。ただ業務を投げるだけでは、期待する成果にはつながりません。この記事では、オンライン秘書・事務代行への伝わる指示術と、コミュニケーションの工夫によってアウトソーシングの成果を最大化する方法を解説します。

伝え方ひとつで成果が変わる

オンライン秘書や事務代行に業務を委託する際、最も重要なのは「指示の伝え方」です。
特に、対面ではなくチャットやメールなどでやり取りするオンライン環境では、言葉の選び方や情報の構成によって、業務の精度やスピードが大きく変わります。

たとえば、「見積書を作ってください」とだけ伝えた場合、形式・提出先・締切・記載内容などの認識がズレれば、修正が発生し、結果的に時間もコストもロスになります。
一方で、背景や目的を伝えた上で「誰に・いつまでに・どの形式で」といった情報を添えて依頼すれば、事務代行側も迷わず動け、成果もスムーズに得られます。

実際に、外注や業務委託で失敗したという声の多くは、「ちゃんと伝えたはずなのに」「思っていたのと違った」というコミュニケーションのすれ違いに起因します。
こうしたトラブルを防ぐためには、依頼する側が“情報設計者”としての意識を持つことが不可欠です。

オンラインで業務委託を成功させる第一歩は、「伝わる指示」ができること。
ここから先では、事務代行の成果を最大化するために必要な「5つの指示術」について、具体的に解説していきます。

成果を引き出す5つの指示術

ここからは、事務代行に対して「伝わる指示」を行うために必要な、5つの具体的なテクニックを紹介します。

いずれも難しいものではなく、日々の依頼内容を少し工夫するだけで実践できる内容です。すでに導入している方も、今一度チェックリストとして活用してみてください。

目的と背景をセットで伝える

単なる「作業依頼」ではなく、その業務の目的や背景を共有することで、事務代行の理解度と対応力が一段と高まります。
たとえば、「請求書を作ってほしい」という依頼に対して、なぜそのタイミングで必要なのか、どのような相手先なのかを説明すると、相手はより的確なアウトプットを出しやすくなります。

目的が明確になると、事務代行側でも「もっと適した方法はないか」と能動的な提案や改善も期待できます。

「何を・いつまでに」を明確に

依頼内容は具体的に、かつ期限を明示することが鉄則です。
曖昧な指示は、誤解を招きやすく、修正ややり直しの手間が発生します。

例：悪い例
「できるだけ早く送ってください」 → 解釈が人によって異なる

例：良い例
「A社宛の請求書（PDF）を、9月30日までにメール添付で送ってください」 → 内容・形式・期限が明確

「何を・いつまでに・どうやって」という情報は、事務代行の動きをスムーズにする指示の三種の神器です。

業務の優先順位を共有する

複数の依頼を同時に出す場合、優先順位の指示は必須です。
事務代行側が「どれから取り掛かればいいか」が分からなければ、対応順がずれ、重要なタスクが遅れてしまうリスクがあります。

「A＞B＞Cの順で対応してください」といった簡単な指示で、全体の作業効率が格段に上がります。

使用ツールとルールを初めに決める

ファイルの受け渡しや進捗管理など、業務のやり取りには様々なツールが使われます。
事務代行とのやり取りが開始する前に、使用するツールや命名ルールを共有しておくことがポイントです。

よく使われるツール：

• Google ドライブ（ファイル共有）
• Chatwork / Slack（チャット連絡）
• Google カレンダー（予定管理）

命名ルールの例： 「YYYYMMDD_クライアント名_請求書」など、フォーマットを統一するだけで、双方の検索・管理が格段に楽になります。

こまめなフィードバックで信頼関係を築く

成果物に対するフィードバックや感謝の言葉を意識的に伝えることで、事務代行との関係性が円滑になります。
フィードバックは、「改善ポイント」と「良かった点」をセットで伝えると、モチベーションにもつながります。

外注先との関係性も“チームの一員”として育てる視点が重要です。

スムーズなコミュニケーションのコツ

伝え方の質と同様に、日々のやりとりそのものが成果を左右します。 業務委託の現場では、「報告・連絡・相談」の精度が高いほど、トラブルが減り、対応スピードもアップします。

ここでは、事務代行との日常的なコミュニケーションを、よりスムーズに・効果的にするための具体的な工夫を3つの視点から解説します。

チャットツールの使い分け

事務代行との連絡手段として、メールではなくチャットツールをメインに活用することで、即時性と記録性が向上します。
なかでも、ChatworkやSlackは、多くの事務代行サービスでも採用されており、業務の可視化に役立ちます^[*1]。

ただし、用途によってチャットと他の手段を適切に使い分けることも大切です。

• 簡単な連絡 → Chatwork / Slack
• 重要な資料送付 → Googleドライブ＋リンク共有
• スケジュール管理 → Googleカレンダー連携

書き残るツールを使うことで、「言った言わない」のリスクも回避できます。

週1回の進捗共有でズレを防ぐ

日々のやりとりだけでは、業務全体の状況を把握しにくい場合があります。
そこで有効なのが、週に1回の定期共有です。

おすすめは、以下のような「簡易週報」のやり取り：

• 今週対応したこと
• 来週予定していること
• 現在の課題や相談点

週1回にこだわる必要はありませんが、認識のズレを起こさないよう定期的なやり取りを推奨します。

感謝の言葉を忘れずに

リモートワーク環境では、対面よりも感情のやりとりが希薄になりがちです。
そのため、「ありがとう」「助かりました」といった一言を意識的に伝えることが、関係性を長く続けるための鍵となります。

心理学的にも、感謝の言葉はモチベーションを高める効果があることが知られています^[*2]。

まとめ｜伝え方で事務代行の価値は倍増する

事務代行を有効活用するための鍵は、依頼者の伝え方・関わり方にあります。
どれほどスキルの高いスタッフを採用しても、「何をどうしてほしいか」が曖昧であれば、期待した成果は得られません。

特にオンライン環境では、言葉の端々が大きな差を生みます。
目的と背景をセットで伝える、「何を・いつまでに」を明確にする、優先順位や使用ツールをあらかじめ決めておく――こうした準備が、事務代行の動きをスムーズにし、ミスや誤解を防ぐポイントです。

また、日々のコミュニケーションにも注目しましょう。
チャットツールの活用や定期的な進捗共有、感謝を伝える言葉は、単なる業務のやりとり以上に、相互理解と信頼関係を築く大切な要素です。

事務代行は「指示通りに動く人」ではなく、「あなたのビジネスの一部を担うパートナー」です。
その能力を最大限に活かすためには、依頼する側の設計力＝伝える力が求められます。

明日からできる一言の工夫が、
半年後の成果に大きな差を生むかもしれません。
まずは今日、ひとつの指示に目的を添えるところから始めてみてください。

参考リンク

• Chatwork（ビジネスチャットツール）^[*1]
• 効果的なフィードバックの実践ポイント^[*2]