中小企業のバックオフィス業務、どこまで外注できる？

経営者が「本来やるべき仕事」に集中するためには、バックオフィス業務の適切な切り分けと外注活用が重要です。特に中小企業では、人材・時間・ノウハウの不足が日常的な課題となっており、自社内で完結するには限界があります。
この記事では、中小企業がどこまでバックオフィス業務を外注できるのかをテーマに、業務ごとの具体的な範囲や外注に向かない業務の線引きまでを専門家視点で解説していきます。

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バックオフィス業務とは何か？

バックオフィス業務とは、会社の「直接的な売上」には関わらないものの、経営を安定して回すために欠かせない業務全般を指します。営業活動や顧客対応などのフロント業務を支える土台であり、組織の内部を整える役割を担います。

中小企業におけるバックオフィスの役割

中小企業では、バックオフィス業務を1人または数人で兼務しているケースがほとんどです。たとえば経理と総務、人事と庶務をひとりのスタッフが対応しているなど、担当者の負荷が大きくなりやすい構造があります。

こうした状況において、バックオフィスの効率化や外注化は単なる業務の外出しではなく、経営リスクの軽減や事業拡大のための前提条件とも言えます。たとえば、資金繰りの可視化が遅れたり、労務ミスによるトラブルが発生したりすれば、フロントの売上にも直結するリスクを抱えることになります。

バックオフィスの精度は、会社の信頼性や継続性に影響するため、「裏方業務だから後回しにしてよい」という考え方は非常に危険です。

フロント業務との違い

フロント業務とは、顧客と直接やり取りをする業務全般を指し、主に営業・販売・マーケティング・カスタマーサポートなどが該当します。これに対し、バックオフィス業務は社外との接点が少なく、社内で完結する業務が多い点が特徴です。

ただし、完全に社外と無関係というわけではありません。例えば、請求業務では顧客への請求書発行が必要ですし、労務では社労士や税理士と連携する必要もあります。
このため、バックオフィス＝内勤業務＝単純作業という認識は正しくなく、業務内容によっては外注パートナーの専門性や対応品質が会社全体の生産性や信頼性に直結します。

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外注できるバックオフィス業務一覧

中小企業が外注を検討する際、最も多い悩みが「何を、どこまで任せていいのか」という業務範囲の判断です。バックオフィス業務は多岐にわたりますが、外注に向いている領域とそうでない領域を分けることで、より戦略的な外注活用が可能になります。

経理・会計業務

• 領収書・請求書の整理
• 会計ソフトへの仕訳入力
• 月次試算表の作成補助
• 請求書発行・入金消込の管理
• 税理士とのやりとりの準備

これらは定型的で再現性が高く、属人性が低い業務であるため、事務代行やオンライン秘書サービスでも多く対応されています。^[*1]
ただし、決算申告や税務相談といった高度な会計判断を伴う業務は税理士の専権業務となるため、範囲を分けて依頼することが重要です。

総務・庶務業務

• 社内文書の作成
• 受信メールの分類・振り分け対応
• 備品管理・発注処理
• スケジュール調整・会議設定
• アポイント調整（メール・チャット）

業務フローをデジタル化し、クラウドツールで連携することで、事務代行による対応が可能になります。

人事・労務管理

• 勤怠データの集計
• 給与計算の下準備（勤怠チェック・明細作成など）
• 採用媒体の情報入力・スカウト配信の代行

これらは社会保険労務士（社労士）と連携しながら、事務作業部分を事務代行に任せる形が主流です。^[*2]

資料作成・データ入力など

• ExcelやGoogleスプレッドシートによる集計表・帳票作成
• 顧客リストの整理・名寄せ作業（重複顧客の統合）
• アンケート結果のグラフ化・集計レポート作成

業務の成果物が明確かつチェックしやすいため、外注しやすいジャンルのひとつです。

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外注できない or 外注に向かない業務とは

バックオフィス業務の多くは外注可能ですが、すべてを外注すれば効率的になるとは限りません。むしろ、外注化によってリスクが高まる業務も存在します。

意思決定が関わる業務

• 経営戦略・事業計画の策定
• 社員の評価・査定判断
• 業務プロセスの設計や変更決定
• 契約方針や価格決定に関わる判断

経営者自身が意思決定を行う必要があり、外注先に任せることは責任の所在が不明確になるリスクがあります。こうした業務を丸ごと依頼してしまうと、社内メンバーとの温度差が生まれたり、外注に頼りきりになることで経営の空洞化を招くおそれもあります。

高度な社内調整が必要な業務

• 複数部署と調整しながら進めるプロジェクト管理
• 社員間の対人調整・日程調整が複雑な会議運営
• 状況に応じてリアルタイム判断が求められる庶務系業務

外注すると却って手間が増える、社内トラブルに直結する、といったケースも少なくありません。

機密性が極めて高い業務

• 新規事業やM&Aに関する情報管理
• 機密契約情報を含む文書作成
• 未公開の財務データの扱い
• 従業員の個人情報を含む業務

守秘義務契約を締結しても、情報漏洩リスクがゼロになることはないため、慎重な判断が必要です。

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外注化のメリットと注意点

バックオフィス業務を外注化することは、中小企業にとって単なる「人手不足の補填」以上の価値を持ちます。一方で、やり方を誤ればかえって非効率になるリスクもあるため、メリットと注意点の両面を正しく理解して導入判断を行うことが重要です。

コスト・時間削減の可能性

事務代行やオンライン秘書を活用すれば、必要な業務を必要な分だけ、月額数万円〜から外注可能です。例えば、毎月20時間の作業を外注した場合、内製よりも年間で100万円以上の削減につながるケースもあります。

経営者が事務作業から解放されることで、本業に集中しやすくなる効果も期待できます。

ノウハウやスキルを即戦力で活用できる

各分野の経験者やスキルを持つ人材が在籍しているため、初期教育が不要で質の高い対応が可能です。業務ごとに適した外注先を選ぶことで、ノウハウの即戦力化が実現できます。

情報共有と業務設計の手間は増えることも

外注では、依頼・共有・確認といった工程が必ず発生します。
依頼内容が曖昧、作業ルールの取り決め不足、連絡手段の不統一などが原因で、成果物にズレが出ることもあります。
こうした失敗を防ぐためには、業務の流れを整理し、指示のテンプレートや共有ルールを整えておく必要があります。

セキュリティ対策と契約面の注意

• NDA（秘密保持契約）を必ず締結する
• 情報共有の範囲を明確にする
• アクセス権限や共有ルールを設定する
• 機密性の高い情報の取り扱いは慎重に行う

外注先との契約条件と、社内の体制を両立させることで、リスクを最小限に抑えることができます。

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バックオフィス外注の活用を始めるには

業務の外注を成功させるには、いきなり全業務を任せるのではなく、段階的な導入と外注先の選定がポイントです。

段階的な外注から始める

以下のような単純かつ成果物が明確な業務から始めるのがおすすめです。

• 請求書発行補助
• 定型的な集計作業
• メール対応（定型文）
• アポイント調整やスケジュール入力

まずは社内との並行運用から始めて、徐々に外注範囲を広げていくのが現実的です。

外注先の選定ポイント

• 業務内容に合った対応範囲か
• 担当者と直接やり取りできるか
• セキュリティ体制や運用ルールが明確か
• 対応スピードや柔軟性はあるか

「何でもできます」とうたう業者よりも、自社の目的に合った実績・対応体制のある外注先を選びましょう。

始める前に準備しておくべきこと

• 業務内容と優先順位の整理
• 指示テンプレートやマニュアルの整備
• 社内のツール環境（チャット・共有）の統一
• 引き継ぎ体制の構築

事前準備が整っていれば、スムーズな外注導入が実現できます。

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まとめ

中小企業にとってバックオフィス業務は、重要でありながら経営者の時間を大きく奪う業務領域です。
外注によって業務の標準化・効率化が進み、経営者が本来集中すべき「売上を生む業務」へリソースを振り向けることが可能になります。

もちろん、何でも外注できるわけではありません。意思決定や機密性の高い業務などは社内で担うべき領域であり、業務の選別と外注先との連携設計が重要です。
小さな業務から段階的に始め、信頼できる外注先とともに体制を整えていくことで、経営の安定化と成長を両立することができるでしょう。

バックオフィス業務の外注は、単なる業務軽減ではなく、経営戦略の一部。
適切な判断と準備のもとで導入すれば、会社の未来を大きく変えるきっかけになります。

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参考リンク

バックオフィス業務もアウトソーシングができる！（OBC）
労務管理の外部委託に関する考え方（全国社会保険労務士会連合会）