事務員採用 vs オンライン事務代行｜費用・スキル・柔軟性、あなたに合うのはどっち？

事務作業を誰かに任せたいと考えたとき、「事務員を採用するべきか」「オンライン事務代行に外注するべきか」で悩む方は多いのではないでしょうか。
どちらも選択肢として正解ですが、会社の体制や業務内容によって“合う・合わない”があります。

この記事では、費用・スキル・柔軟性・コミュニケーションといった軸で、両者をわかりやすく比較。
自社にとって無理なく続けられる体制づくりのヒントをお伝えします。

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コスト比較｜人件費 vs 委託費、結局どちらが高い？

外注か、採用か――まず気になるのはコスト面。どちらが経済的か、実際の金額感も含めて見ていきましょう。

オンライン事務代行は「使った分だけ」依頼できる

業務量に応じて依頼できるオンライン事務代行は、無駄な人件費を抑えたい中小企業にとって現実的な選択肢です。
月10時間程度の業務であれば、3〜5万円前後での対応が一般的。スポット的な依頼や段階的なスタートも可能です。

事務員採用は安定稼働だが固定費が高め

社内に事務員を迎えると、安定した稼働が期待できる一方で、年間の固定費は大きくなります。
東京都の事務職平均年収ベースで考えると、300〜400万円以上が目安。社会保険や採用活動費なども加味すると、負担は無視できません。

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スキル・経験の比較｜即戦力としてどちらが頼れる？

次にチェックしたいのは、依頼した業務をどこまで安心して任せられるか。経験やスキルの違いを見てみましょう。

事務代行は経験豊富なプロが対応するケースが多い

複数の企業に対応してきたノウハウがある事務代行スタッフなら、業務の流れや要点をつかむのも早く、ツールにも柔軟に対応できます。
マニュアルがなくても業務を任せながらマニュアルを作成することも可能です。

事務員は一から育てられる反面、教育コストが必要

自社独自の業務にあわせて一から教育できるのはメリットですが、その分、時間も手間もかかります。
教育期間中の成果が出にくいこともあるため、中長期的な視点で育成計画を立てる必要があります。

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稼働の柔軟性｜働き方に応じてどう使い分ける？

業務量の波や突発的な対応など、実際の運用における“柔軟性”も見逃せません。両者の特性を比較します。

オンライン事務代行はスポット対応・業務の波に強い

事務代行は、繁忙期・閑散期の波がある企業や、一時的な業務が多い企業にとって強い味方です。
月ごとの業務量に応じて依頼内容を柔軟に調整できるため、コストを抑えつつ対応範囲を広げやすいのが魅力です。

事務員は安定感がある一方で急な休みに弱い

常勤スタッフとして安定稼働する一方で、産休・育休や急な欠勤など、長期的な不在時には対応が困難になることも。
代替要員の確保や業務マニュアルの整備が欠かせません。

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コミュニケーション・管理体制の違い

誰に任せるにしても、「スムーズに意思疎通ができるかどうか」は大きな要素です。
報告の仕方や管理体制も、両者で違いがあります。

事務代行は外部スタッフとの連携が鍵

チャットやスプレッドシートなどを活用し、業務の進捗や対応状況を可視化する仕組みを整えることが成功のカギです。
あらかじめ「どのツールで、どの頻度で報告するか」を決めておくと、業務がスムーズに進みます。

事務員は対面・社内コミュニケーションが取りやすい

オフィス内でのやりとりが可能なため、確認や共有が迅速。
一方で、情報が属人化しやすく、他のメンバーが内容を把握しにくくなるリスクもあるため、仕組みの整備が重要です。

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コストだけで選ばない

価格の安さに引かれて依頼を決めてしまうと、後から「こんなはずじゃなかった」と感じるケースも少なくありません。

たとえば、同じ金額でも「業務の進め方が丁寧」「依頼内容の理解が早い」「報告が的確」など、対応の質によって満足度は大きく変わります。
特に中小企業や個人事業主にとっては、“スムーズに任せられるかどうか”が成功のカギになります。

また、月額費用だけではなく、初期費用の有無・最低契約時間・追加料金の条件など、料金体系の内訳も含めて比較しましょう。
結果的に、「総合的な満足度」がもっとも高くなる選択をすることが大切です。

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まとめ｜“自社に合う選択肢”が最適解

事務員を採用するのか、事務代行に委託するのか──どちらが正解というよりも、「今の自社に何が必要か？」という視点で選ぶことが重要です。

業務量・対応の柔軟性・スキルのマッチ度・コストの持続性など、複数の軸から見て、自社にとって“無理のない形”を選びましょう。

オンライン事務代行であれば、必要な分だけ、経験豊富な人材に業務を任せられるという選択肢があります。
長く付き合えるパートナーを見つけ、業務の外注化をスムーズに進めていきましょう。