4ステップで完了！事務代行の始め方

「社員を雇うにはまだ早いけれど、事務作業が回らない…」そんな悩みを抱える中小企業や個人事業主の方に向けて、オンライン事務代行という選択肢をご紹介します。

この記事では、導入までの流れと事前に準備しておくと安心なポイントを、4ステップで分かりやすく解説。初めてでも不安なくスタートできるようサポートします。

オンライン事務代行って、そもそもどんなもの？

名前は聞いたことあるけど…何ができる？

実際にどんな業務を任せられるのかは気になるポイントですよね。オンライン事務代行では、以下のような作業が依頼できます。

• 請求書や見積書などの書類作成
• 売上・経費などのデータ入力
• カレンダー管理やアポイント調整
• 問い合わせメールの一次対応
• 営業資料の整え・送付
• SNSの投稿下書き作成やレポート整理 など

これらはすべて、ZoomやChatwork、Google Workspace、Slackなどのオンラインツールを通じてやりとりされるため、物理的な距離は関係ありません。

実際、「自社に事務スタッフを置くほどではないけれど、誰かに手伝ってもらいたい」と考える中小企業や個人事業主にとって、非常に使いやすいサービスとなっています。

対面でなくても成り立つ理由

「顔が見えない相手に仕事を任せるのは不安…」と感じる方もいるかもしれません。でも、実際にはオンラインでのやりとりの方がスムーズなことも多いのです。

その理由の一つが、ツールの進化です。たとえば「Googleドキュメント」や「Notion」を使えば、同じファイルにリアルタイムでコメントを入れたり、編集内容の履歴を追ったりできます。作業の“見える化”がしやすく、対面よりもやりとりが明確になるケースも多々あります。

また、事務代行サービス提供者側も「業務の進捗共有」や「ミス防止のチェック体制」を整えており、報告体制がしっかりしているのも特徴です。

最近では、秘書業務を担う「オンライン秘書」として、日常業務に深く入り込んでサポートする形態も増えており、オンラインでも信頼関係を築けることが実証されています。

実はカンタン！導入までの4ステップ

「オンライン事務代行って便利そうだけど、始めるまでの手続きが大変そう…」
そう思って二の足を踏んでいませんか？実は、導入のハードルは想像以上に低く、早ければ“問い合わせから1週間程度で業務開始”も可能です。

ここでは、初めての方でもスムーズに導入できる4つのステップを紹介します。

① 依頼したい業務をざっくり整理

まずは「どんな業務を任せたいか？」を大まかに整理しましょう。最初から完璧にまとめる必要はありません。たとえば：

• 月末の請求書作成が負担になっている
• 見積書のフォーマット整えや送付を手伝ってほしい
• スケジュール調整や会議の準備が毎週バタバタしている

このように、「手が足りていない」「社内で後回しにされがち」という業務をリストアップするだけでOKです。思いついた順に箇条書きで書き出してみましょう。

② サービス事業者を選ぶ

次に、あなたの会社の課題に合った事務代行サービスを探します。

比較検討の際は以下のような視点が参考になります：

• 対応業務の範囲
• 実績やレビュー
• 連絡手段（メール・Zoom・Slackなど）
• 契約形態（月額制・時間単価制など）
• 対応時間帯やレスポンスの速さ

実際のところ、最初は「お試しプラン」や「無料相談」があるサービスから始めると安心です。

③ オンラインで初回打ち合わせ

候補が決まったら、まずはオンラインでの打ち合わせ（ヒアリング）に進みます。ZoomやChatwork、Slack、Google Workspaceなどを使って、課題や希望を伝えましょう。

この時点で明確にしておきたいのは、

• 依頼したい業務とその頻度
• 納期やタイミング（週次？月次？）
• 使用ツールやデータ共有方法
• 情報の取り扱い方や契約条件

担当者がしっかりヒアリングしてくれるか、対応の丁寧さもサービス選びの重要な判断基準になります。

④ 契約後すぐに依頼スタート

打ち合わせ後、合意が取れたら契約手続きへ。業務委託契約書や秘密保持契約（NDA）を交わすのが一般的です。オンラインでのやり取りが基本なので、PDFでの電子契約が主流となっています。

契約が完了すれば、業務の引き継ぎとタスクの割り振りを行い、稼働が始まります。

最初の1〜2週間は「試運転」のような形で、小さな業務からスタートすることが多く、不安があれば都度相談できます。実際にはこの柔軟性こそが、オンライン事務代行の最大の魅力の一つです。

一度仕組みが整えば、あとはルーチン化されたやり取りでスムーズに進みます。「こんなに簡単なら、もっと早くお願いすればよかった…」という声も珍しくありません。

導入前に準備しておくと安心なこと

オンライン事務代行は、思っている以上に“すぐに始められる”サービスです。でも、少しだけ準備をしておくと、その後のやりとりがよりスムーズになります。

ここでは、導入前に「これだけは押さえておきたい！」という準備ポイントを2つ紹介します。

やりとりの方法（チャット／メール／クラウド）

まず最初に考えておきたいのは、「どのツールを使ってやり取りするか？」という点です。

多くの事務代行サービスでは、以下のようなツールが一般的に使われています。

• Chatwork、Slack：日々のチャット連絡用
• Zoom、Google Meet：定期的な打ち合わせや初回面談用
• Google Workspace（スプレッドシート／ドキュメントなど）：業務資料の共有や進捗管理
• Google Drive、Dropbox：ファイルの受け渡し用

これらは特別なITスキルがなくても利用できるものばかり。もし使ったことがないツールがある場合でも、相手が操作方法を教えてくれることも多いです。

業務内容や会社の慣習に合わせて「どこまでをクラウド化するか」「社内の誰がツール管理をするか」を事前に決めておくと、混乱が防げます。

業務の切り出し方と依頼のコツ

「何を任せていいのか分からない…」と感じる方もいるかもしれません。実は、最初に“丸ごと任せよう”とするより、「1つの業務」から始める方が、導入はうまくいきやすいです。

たとえば、

• 毎月の経費集計だけ
• メールの下書き作成だけ
• 1週間分のスケジュール整理だけ

このように、“社内で時間を取られているけど、自分じゃなくてもできる業務”がスタートにはぴったりです。

依頼を出す際には、「作業内容＋目的＋納期」の3点を伝えると、相手も動きやすくなります。

【例】

「〇〇様向けの提案資料を、既存のテンプレートをもとに整えていただきたいです。内容はまとめてありますので、1週間後までにお願いできますか。」

準備といっても、特別なものは必要ありません。ポイントは「社内のやり方を少し整理しておく」こと。曖昧な指示よりも、少し具体的にするだけで、クオリティも時間効率もグッと上がります。

まとめ｜まずは「1つの業務」から始めよう

「忙しいけれど、社員を雇う余裕はない」──そんな悩みを抱える中小企業の経営者にとって、オンライン事務代行はとても現実的で頼れる選択肢です。

それでも「本当にうまく使えるのかな？」「ちゃんと指示できるか不安…」という気持ちもよく分かります。ですが、だからこそ“最初の一歩”は小さくてOKです。

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小さく試して、少しずつ任せていけば大丈夫

たとえば、「毎月の売上表をまとめてもらう」といった単純なタスク1つから始めてみましょう。

小さな業務を任せてみることで、やりとりの流れ・相手との相性・ツールの使い勝手など、実際のフィーリングを確認することができます。

外注というと大げさに感じるかもしれませんが、いまのオンライン事務代行は「柔軟に少しだけ」依頼できるのが特徴です。小回りがきくぶん、むしろ小さな会社のほうが導入効果を実感しやすいサービスでもあります。

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あなたの「手が足りない」を変える第一歩に

事務作業を減らせば、そのぶん本業に集中できる時間が増えます。
本業に集中できれば、売上や顧客満足にも好影響が出てくるはずです。

つまり、オンライン事務代行は「業務をこなすための道具」ではなく、「あなたの時間と集中力を取り戻す仕組み」でもあるのです。

まずは気になるサービスに相談してみるところから、始めてみませんか？
思ったよりも簡単に、そして想像以上に頼れるパートナーが見つかるかもしれません。