税理士・社労士のための事務代行活用3例

士業の先生方にとって、専門業務に集中することは顧客満足にも直結する重要な要素です。しかし実際には、日々の事務作業や定型的なバックオフィス業務に多くの時間を取られているケースも少なくありません。
そこで注目されているのが、オンライン事務代行やオンライン秘書サービスの活用です。人材の確保が難しい状況でも、外部チームと連携することで業務の安定運用や効率化が図れます。本記事では、士業（税理士・社労士）にとっての具体的な活用シーンを3つの事例としてご紹介します。

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士業こそ「事務代行」の活用が進む理由

近年、オンライン事務代行や秘書サービスを取り入れる士業事務所が増えてきました。人を正社員として雇うよりも柔軟で、特にルーティン業務の切り出しに適している点が評価されています。

繁忙期の定型業務を分離したいニーズが高い

たとえば決算期・年度末など、短期間で大量の処理が発生する時期は、スタッフの手が足りなくなることも。こうしたピーク時に限定して外部チームを活用することで、業務の遅延や品質のばらつきを防ぐ動きが見られます。

採用・育成コストを抑えつつ業務を安定化したい

事務スタッフの採用や教育には時間もコストもかかります。また、業務が属人化してしまうと、休職・退職時のリスクも高まります。オンライン事務代行を活用すれば、一定の水準で業務を回す外部リソースを持つことができるため、急な変化にも対応しやすくなります。

クライアント対応に集中できる時間を確保したい

士業の業務の本質は、「顧客へのアドバイス」や「専門的判断」にあります。書類整理・スケジュール調整・報告書の体裁整備といった間接業務を任せることで、本来注力すべき業務に時間を割ける環境が整います。

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活用事例①：税理士事務所での入力・集計業務

税理士事務所の業務には、定期的に発生する定型的で繰り返しの多い作業が含まれています。そうした業務の一部を外部に委託することで、担当者のリソースを有効に活用できます。

会計ソフトへの仕訳入力補助

会計ソフトに仕訳を入力する業務は、ルールに基づいて行えるため外部化しやすい作業です。あらかじめ決めたルールやテンプレートを共有しておけば、オンライン事務代行でも一定の精度で対応可能です。

領収書や通帳データの仕分けサポート

紙やPDFなどで届く証憑類を種類別に仕分け、クラウドストレージにまとめておく作業も、手間がかかる割に属人的になりがちな部分。整理や分類の基準を定めておけば、事務代行に切り出すことが可能です。

月次レポートの体裁整備・Excel加工など

作成済みの月次レポートや試算表を、顧問先へ提出する前に整える作業も、外部に依頼できる業務のひとつです。レイアウトの調整、グラフの追加、ファイル形式の変換といった形式的な処理は、指示の仕方次第で十分に外注可能です。

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活用事例②：社労士事務所での書類準備と台帳管理

社会保険や労働関連の手続きに携わる社労士業務では、大量の書類と正確なデータ管理が求められます。その中でも、一定のルールに従って対応できる作業は、オンライン事務代行に委託しやすい領域です。

雇用契約書・届出書類の作成サポート

雇用契約書や就業規則、社会保険関連の届出書類など、所定のフォーマットに沿った書類の整備は、テンプレートを活用することで一部外注が可能です。原則として最終チェック・提出は社労士本人が行う必要がありますが、その準備段階の作成補助は十分に対応できます。

電子申請前の書類チェック・台帳更新

電子申請を行う前のチェック作業や、社員台帳・雇用管理簿のデータ整備など、情報の突き合わせや入力の補助は、クラウドストレージや共有スプレッドシートを使うことでオンラインで完結できます。

労働者名簿や労務管理資料の整理補助

書類整理の業務も、デジタル化が進んでいれば外注しやすい分野です。フォルダの階層管理、ファイル命名ルールの統一など、運用ルールに沿った管理業務であれば、安定して任せることが可能です。

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活用事例③：共通業務（請求処理・スケジュール管理など）

税理士・社労士問わず、事務所運営には多くの「共通するルーティン業務」が発生します。これらの作業は、士業の独占業務には該当せず、明確な運用ルールに基づいて進められるため、外部委託しやすい領域です。

請求書の作成・発行・送付業務

毎月の顧問料やスポット対応費用の請求書作成も、テンプレート化や会計ソフトの利用によって外注可能です。顧問先リストと単価設定を共有しておけば、ルールに沿って作成・発行・PDF送付までを代行することができます（※入金確認や債権管理は社内で行うのが一般的です）。

契約書のひな形整理・文書管理補助

業務委託契約や機密保持契約などのひな形を用途別に整理したり、クラウド上でバージョン管理を行う補助的業務も外部に任せられます。内容の作成や法的判断には関わらない範囲での事務作業として切り出すことが可能です。

スケジュール調整・面談日程の調整補助

顧問先との面談や打ち合わせの日時調整、ZoomやGoogle MeetなどのURL発行、カレンダーへの反映といったスケジュール調整業務も、依頼方法を明確にすれば代行がしやすい分野です。

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まとめ：士業事務所こそ、定型業務の外部化で時間を創出しよう

士業の仕事は、クライアントへの助言や判断といった「専門業務」が本質です。ところが実際には、請求書の発行、資料の整理、スケジュール調整といった定型的な業務に多くの時間を奪われているケースも少なくありません。

そうした中、オンライン秘書やオンライン事務代行を活用してルーティン業務を切り出すという選択肢が、徐々に広がりを見せています。クラウド環境の整備が進み、オンライン上でスムーズに連携できる仕組みも整いつつあります。

さらに、外部スタッフを1名だけでなくチーム体制で対応する事務代行サービスも増えており、属人化の回避や業務の安定運用にも貢献しています。こうしたリソースをうまく使えば、事務所の運営効率はもちろん、顧問先への提供価値も高めていくことが可能です。

外部化＝丸投げではなく、役割を整理し、得意分野に集中できる環境を整えること。それが、忙しい士業の働き方を変える第一歩になるでしょう。