社員を雇う前に試したい｜事務代行で組織の成長痛を乗り切る方法
小河瑞季
「業務が回らなくなってきた。そろそろ人を雇うべきか…」
「でも採用活動する時間もないし、教育コストもかかる…」
従業員が5名、10名、20名と増えるにつれて、経営者は「次の人を雇うべきか」という判断を迫られます。
しかし、社員を雇う前に試してほしい選択肢があります。それが事務代行の活用です。
事務代行なら、採用活動をせずに業務を任せることができ、新人社員と比べて教育期間を大幅に短縮できる可能性があります。定型業務を外注することで、経営者は新規事業の立ち上げや既存顧客へのフォローに集中でき、組織の成長痛を乗り切ることができます。
この記事では、組織の成長痛とは何か、社員を雇うべきか外注すべきかの判断基準、そして事務代行を活用すべき5つのタイミングを解説します。
目次
組織の成長痛とは？従業員数で変わる3つの壁
組織が成長する過程で、従業員数が増えるごとに異なる課題が発生します。これを「組織の成長痛」と呼びます。
5名の壁：経営者1人では業務が回らなくなる
従業員が5名程度になると、経営者1人ですべての業務を管理することが難しくなります。
売上が伸びて顧客が増えると、請求書発行、顧客データの管理、問い合わせ対応といった定型業務も増加します。これらの業務に追われ、経営者が本来やるべき営業活動や事業戦略の立案に時間を割けなくなります。
この段階では、「次の人を雇うべきか」という判断を迫られますが、採用活動に時間を割く余裕がないというジレンマに陥ります。
10名の壁：マネジメントに時間を取られる
従業員が10名程度になると、マネジメント業務に時間を取られるようになります。
社員同士のコミュニケーション、業務の進捗管理、評価制度の整備など、組織運営に関わる業務が増えます。また、社員の退職や休職によって業務が止まるリスクも高まります。
この段階では、「誰かに業務を任せたいが、任せられる人がいない」という課題に直面します。特に、定型業務が特定の社員に集中している場合、その社員が休むと業務が止まってしまいます。
20名の壁：組織体制の見直しが必要になる
従業員が20名程度になると、組織体制の見直しが必要になります。
部署の分割、役職の設定、業務の標準化など、組織としての仕組みづくりが求められます。しかし、仕組みづくりに時間を割くと、本業がおろそかになるというジレンマが発生します。
この段階では、「組織を整えるべきか、まずは売上を伸ばすべきか」という判断が必要になります。
「社員を雇うべきか、外注すべきか」判断基準
組織の成長痛に直面した時、「社員を雇うべきか、外注すべきか」という判断が必要になります。それぞれに向いているケースを理解しましょう。
社員雇用が向いているケース
以下のようなケースでは、社員を雇うことが向いています。
- 長期的に同じ業務を担当してもらいたい
- 会社の文化や方針を深く理解してもらいたい
- 業務の幅が広く、柔軟に対応してもらいたい
- 社内の情報を扱うため、常に社内にいてほしい
- 採用活動や教育に時間を割ける
社員雇用は、長期的な視点で組織を強化したい場合に有効です。ただし、採用活動、教育期間、社会保険料などのコストがかかるため、慎重な判断が必要です。
事務代行が向いているケース
以下のようなケースでは、事務代行が向いています。
- 定型業務が多く、業務内容が明確
- 採用活動に時間を割けない
- 教育期間を短縮したい
- 退職・休職リスクに備えたい
- まずは試してから判断したい
- 固定費を抑えたい
事務代行は、採用活動をせずに業務を任せることができ、新人社員と比べて教育期間を短縮できる可能性があります。特に、定型業務が増えて手が回らない時や、固定費を抑えながら業務を分担したい時に有効です。
事務代行を活用すべき5つのタイミング
事務代行を活用すべきタイミングは、以下の5つです。
1. 採用活動に時間を割けない時
「人を雇いたいけど、採用活動をしている時間がない」という状況は、多くの中小企業が直面する課題です。
採用活動には、求人広告の作成、応募者データの管理、面接の日程調整、採用後の入社手続きなど、多くの事務作業が発生します。しかし、経営者は本業で忙しく、これらの事務作業に十分な時間を割けないことがあります。
採用活動で外注できる業務：
- 求人広告の下書き作成
- 応募者データの整理・管理
- 面接の日程調整・リマインド送信
- 応募者への連絡対応（テンプレートに基づく返信）
- 入社手続き書類の準備・送付
ただし、応募者の選考や採否の判断は経営者自身が行う必要があります。
事務代行を活用することで、採用活動の事務作業を外注し、経営者は応募者との面接や選考判断に集中できます。
2. 教育コストをかけられない時
社員を雇った場合、最初の数ヶ月は教育期間が必要です。業務の流れを理解してもらい、会社の方針を伝え、ミスが減るまで指導する必要があります。
しかし、経営者や既存社員が教育に時間を割くと、本業がおろそかになります。特に、人手不足の状況では、教育に時間を割く余裕がないこともあります。
事務代行の場合、業務の流れを理解してもらう期間は必要ですが、最初から一定の業務精度が期待できるため、新人社員と比べて教育期間を大幅に短縮できる可能性があります。また、同じ業務を複数の企業で経験しているスタッフが対応することで、業務の進め方について参考となる情報を得られることもあります。
ただし、自社特有のルールや業務フローについては、事務代行にも最初にしっかりと伝える必要があります。その上で、業務に慣れたスタッフが対応することで、早期に安定した業務品質を実現できる可能性が高まります。
3. 定型業務が増えて手が回らない時
売上が伸びると、請求書発行、経費精算、顧客データの整理といった定型業務も増加します。
これらの業務は毎月繰り返し発生するため、放置すると業務が滞ります。しかし、経営者がこれらの業務に追われると、新規顧客の開拓や事業戦略の立案に時間を割けなくなります。
定型業務を事務代行に外注することで、経営者は本業に集中できます。特に、毎月繰り返し発生する業務は、事務代行に任せることで業務が仕組み化され、効率が向上します。
4. 退職・休職リスクに備えたい時
社員を雇った場合、退職や休職によって業務が止まるリスクがあります。
特に、定型業務が特定の社員に集中している場合、その社員が退職や休職すると、業務が回らなくなります。産休・育休だけでなく、介護休暇を取得する社員も増えており、退職・休職リスクは避けられません。
事務代行を利用することで、退職・休職リスクを分散できます。小規模チームによる事務代行の場合、チーム内で情報共有できる体制を整えているサービスもあり、担当者が不在でも業務が止まりにくい体制を構築できる可能性があります。
5. まずは試してから判断したい時
「社員を雇うべきか、外注すべきか」という判断に迷った時、まずは事務代行を試してから判断する方法があります。
事務代行なら、1ヶ月単位で契約できるサービスもあり、まずは試してから継続するかどうかを判断できます。また、事務代行サービスによっては、最初の1ヶ月をお試し期間として設定できることがあります。
実際に外注してみることで、「この業務は外注で十分だ」「思ったよりスムーズに進む」といった発見があります。多くの企業では、試してみた結果、そのまま継続利用を選択し、定型業務は外注、コア業務は社内という役割分担が定着しています。
想定される活用シーン｜事務代行で成長痛を乗り切るケース
ここでは、事務代行の活用で組織の成長痛を乗り切るための想定シーンをご紹介します。
【想定シーン：従業員7名のコンサルティング会社の場合】
この会社では、売上が伸びて顧客が増えたことで、請求書発行、経費精算、顧客データの管理といった定型業務が増加しました。
経営者は「そろそろ事務スタッフを1人雇うべきか」と考えましたが、採用活動に時間を割く余裕がありませんでした。また、事務スタッフを雇った場合、教育期間中は既存社員が教育に時間を取られ、本業がおろそかになる懸念もありました。
そこで、まずは事務代行を試してみることにしました。最初の1ヶ月は業務の流れを理解してもらう期間として、請求書発行と経費精算を依頼しました。
3ヶ月後、事務代行に任せた業務がスムーズに回るようになり、経営者が定型業務に費やす時間は月20時間から月3時間に削減されました。その時間を使って新規顧客の開拓に集中した結果、半年後には売上が20%増加しました。
1年後、経営者は「事務代行で十分に業務が回っている」と判断し、そのまま継続利用を選択しました。定型業務は事務代行に任せ、既存社員は営業やコンサルティング業務に専念する体制が確立されました。社員を雇う場合と比べて固定費を抑えられるため、その分を新規事業への投資に回すことができました。
この事例のように、事務代行を活用することで、採用コストや固定費を抑えながら、組織の成長痛を乗り切ることができる可能性があります。
まとめ
組織の成長痛に直面した時、「社員を雇うべきか、外注すべきか」という判断が必要になります。
事務代行を活用すべきタイミングは以下の5つです。
- 採用活動に時間を割けない時
- 教育コストをかけられない時
- 定型業務が増えて手が回らない時
- 退職・休職リスクに備えたい時
- まずは試してから判断したい時
社員を雇う前に、まずは事務代行を試してみることで、採用活動や教育コストを低減し、組織の成長痛を乗り切ることができます。
特に、小規模チームによる事務代行なら、業務の流れを理解したチームが継続してサポートしてくれるため、業務が仕組み化され、効率が向上する可能性があります。
「業務が回らなくなってきた」と感じた時こそ、事務代行の活用を検討してみてはいかがでしょうか。
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