安定期に入った企業こそ事務代行が必要な理由｜成長の次のステージへ
小河瑞季
「売上は安定したけど、次にどう成長すればいいかわからない」
「新しいことに挑戦したいけど、既存業務で手一杯で時間がない」
創業期の混乱を乗り越え、事業が軌道に乗った安定期。しかし、多くの経営者が「次の成長ステージに進めない」という壁に直面します。
安定期に入った企業が次の成長ステージに進むためには、バックオフィスの強化が不可欠です。特に、定型業務を外注して経営者の時間を創出することが、新規事業への挑戦や組織の強化につながります。
この記事では、企業の成長フェーズと各段階の課題、安定期に起こる5つの変化、そして事務代行を活用して次の成長ステージに進む方法を解説していきます。
目次
企業の成長フェーズと各段階の課題
企業は成長の過程で、いくつかのフェーズを経験します。それぞれのフェーズで異なる課題に直面することになります。
創業期：売上を立てることが最優先
創業期は、とにかく売上を立てることが最優先です。
商品やサービスを市場に投入し、顧客を獲得し、売上を立てることに全力を注ぎます。この段階では、バックオフィス業務は最小限に抑え、経営者自身が営業や商品開発に時間を使うことが求められます。
創業期の課題は、「売上をどう立てるか」「顧客をどう獲得するか」といった、事業の立ち上げそのものです。
成長期：人を増やし、事業を拡大する
売上が軌道に乗ると、成長期に入ります。
顧客が増え、売上が伸びるため、人を増やして事業を拡大します。営業担当者、制作担当者、サポート担当者など、役割分担が進み、組織として機能し始める時期です。
成長期の課題は、「組織をどう作るか」「人をどう育てるか」「業務をどう分担するか」といった、組織運営そのものです。
安定期：売上は安定するが、次の成長が見えない
成長期を経て、売上が安定すると、安定期に入ります。
既存顧客との取引が安定し、売上の見通しが立つようになります。組織も整い、日々の業務が回るようになってきます。
しかし、安定期に入ると、「次にどう成長すればいいかわからない」という壁に直面するケースが多いです。既存事業は安定しているものの、新しい収益源を作らなければ、成長は止まってしまいます。
安定期に起こる5つの変化
安定期に入ると、以下の5つの変化が起こります。
変化1：定型業務が増え、経営者の時間が奪われる
安定期に入ると、顧客が増え、取引が安定する一方で、定型業務も増加します。
請求書発行、経費精算、顧客データの管理、契約書の管理など、毎月繰り返し発生する業務が増えていきます。これらの業務に経営者の時間が奪われ、新しいことに挑戦する時間がなくなります。
「業務が回っている」と感じる一方で、「このままでいいのか」という不安も抱えるようになるでしょう。
変化2：既存の仕組みが限界を迎える
創業期や成長期に作った仕組みが、安定期には限界を迎えます。
例えば、Excelで管理していた顧客データが膨大になり、検索や更新に時間がかかるようになります。また、口頭で引き継いでいた業務が属人化し、特定の人がいないと業務が回らない状態になっていきます。
既存の仕組みを見直す必要があるものの、日々の業務に追われて手をつけられない状態が続くケースも少なくありません。
変化3：新しいことに挑戦する余裕がなくなる
安定期に入ると、既存業務を回すことで手一杯になり、新しいことに挑戦する余裕がなくなります。
「新規事業を立ち上げたい」「新しいサービスを開発したい」と考えても、既存業務に追われて時間が取れません。また、社員も既存業務で忙しく、新しいことに挑戦する余裕がない状態です。
結果として、現状維持が続き、次の成長ステージに進めなくなるでしょう。
変化4：社員のモチベーションが停滞する
安定期に入ると、社員のモチベーションが停滞することがあります。
創業期や成長期は、「会社が成長している」という実感があり、社員のモチベーションも高い状態が続きます。しかし、安定期に入ると、成長の実感が薄れ、日々のルーチン業務が中心になっていきます。
「このままでいいのか」という不安は、経営者だけでなく、社員も感じているものです。
変化5：競合に追い抜かれるリスクが高まる
安定期に入ると、競合に追い抜かれるリスクが高まります。
自社が安定している間に、競合は新しいサービスを開発し、新しい市場を開拓しています。気づいた時には、競合に大きく差をつけられているかもしれません。
安定期は、次の成長に向けた準備期間として捉える必要があるでしょう。
安定期こそバックオフィス強化が必要な理由
安定期に次の成長ステージに進むためには、バックオフィスの強化が不可欠です。
理由1：経営者が戦略的な業務に集中できる
バックオフィス業務を強化することで、経営者は戦略的な業務に集中できます。
定型業務に時間を取られると、経営者は「今日も1日事務作業で終わってしまった」という状態になってしまいます。しかし、経営者が本来やるべきことは、事業戦略の立案、新規事業の検討、重要な顧客との関係構築です。
事務代行を活用して定型業務を外注することで、経営者は戦略的な業務に時間を使えるようになるでしょう。
理由2：新規事業に挑戦する時間を創出できる
バックオフィス業務を強化することで、新規事業に挑戦する時間を創出できます。
次の成長ステージに進むためには、新規事業の立ち上げ、新しいサービスの開発、新しい市場への進出が必要です。しかし、これらには十分な時間が必要になります。
定型業務を外注することで、経営者や社員が新規事業に挑戦する時間を確保できるでしょう。
理由3：固定費を抑えながら組織を強化できる
事務代行を活用することで、固定費を抑えながら組織を強化できます。
社員を雇用する場合、給与、社会保険料、教育コストなどの固定費が発生します。しかし、安定期とはいえ、売上が急激に伸びる保証はない状況です。
事務代行なら、必要な時間分だけ契約できるため、固定費を抑えながらバックオフィスを強化できます。その分、新規事業への投資に資金を回せるでしょう。
事務代行で次の成長ステージに進む方法
事務代行を活用して、次の成長ステージに進む方法を3つ紹介します。
1. 定型業務を洗い出し、外注する
まずは、現在行っている定型業務を洗い出します。
請求書発行、経費精算、顧客データの整理、メール対応、資料作成など、毎月繰り返し発生している業務をリストアップしましょう。
その中から、経営者自身がやる必要がない業務を選定し、事務代行に外注していきます。最初は1〜2つの業務から始めることで、スムーズに外注を進められるでしょう。
2. 経営者の時間を新規事業に投資する
定型業務を外注することで創出した時間を、新規事業に投資します。
「新しいサービスを開発したい」「新しい市場に進出したい」と考えていたことに、時間を使ってみましょう。最初は小さく始めて、徐々に拡大していくことが重要です。
経営者が新規事業に時間を使うことで、会社全体に「新しいことに挑戦する」という空気が生まれるでしょう。
3. 長期継続で業務を仕組み化する
事務代行を長期継続することで、業務が仕組み化されます。
最初の数ヶ月は業務の流れを理解してもらう期間が必要ですが、長期継続することで、同じチームが業務を理解し、スムーズに対応してくれるようになるでしょう。
業務が仕組み化されることで、経営者の時間がさらに創出され、次の成長に向けた取り組みに集中できます。
想定される活用シーン｜安定期から次のステージへ進むケース
ここでは、事務代行を活用して安定期から次の成長ステージに進むための想定シーンをご紹介します。
【想定シーン：従業員10名のコンサルティング会社の場合】
この会社は、創業から5年が経過し、既存顧客との取引が安定していました。売上は安定しているものの、新規顧客の獲得が鈍化しており、「次にどう成長すればいいか」という課題を抱えていました。
経営者は「新しいサービスを開発したい」と考えていましたが、既存業務に追われて時間が取れませんでした。特に、請求書発行、経費精算、顧客データの管理といった定型業務に月20時間以上を費やしていました。
そこで、これらの定型業務を事務代行に外注することにしました。最初の1ヶ月は業務の流れを理解してもらう期間として、細かく確認しながら進めました。
3ヶ月後、事務代行に任せた業務がスムーズに回るようになり、経営者が定型業務に費やす時間は月20時間から月3時間に削減されました。
創出した時間を使って、経営者は新しいサービスの企画に着手しました。既存のコンサルティングサービスに、オンライン研修を組み合わせた新サービスを開発し、半年後にはリリースすることができました。
新サービスは既存顧客からも好評で、売上は前年比20%増加しました。また、社員も「会社が新しいことに挑戦している」と感じ、モチベーションが向上しました。
1年後、経営者は「事務代行に外注したことで、次の成長に向けた時間を確保できた」と振り返りました。定型業務は事務代行に任せ、経営者は新規事業の開発に集中する体制が確立されました。
この事例のように、事務代行を活用することで、安定期から次の成長ステージに進むための時間を創出できる可能性があります。
まとめ
安定期に入った企業が次の成長ステージに進むためには、バックオフィスの強化が不可欠です。
事務代行で次の成長ステージに進む方法は以下の3つです。
- 定型業務を洗い出し、外注する
- 経営者の時間を新規事業に投資する
- 長期継続で業務を仕組み化する
事務代行を活用することで、定型業務に費やしていた時間を新規事業に投資でき、次の成長ステージに進むことが可能です。特に、小規模チームによる事務代行なら、長期継続で業務を仕組み化し、経営者が戦略的な業務に集中できる環境を構築できるでしょう。
「売上は安定したけど、次にどう成長すればいいかわからない」と感じている経営者は、まず定型業務の外注から始めてみてはいかがでしょうか。
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